时间管理 GTD v5.0 - 使用单核工作法简化 OmniFocus

@JimmyLv 2019-10-25 03:27:16发表于 JimmyLv/jimmylv.github.io ✨✨===SOP===✨✨⭐️⭐️===博客素材===⭐️⭐️

项目纵向拆分

⓵ 定义目标和原则

终极目的

Q:为什么你要花时间来做这项任务,而不是其他随便什么任务?
A:

⓶ 展望结果(OKRs)

利益相关人清单

Q:当你交付最终结果的时候,会如何让世界变得更好?
A:

⓷ 思维导图:头脑风暴/集思广益(发散)+ ⓸ 组织整理(收敛)

⓹ 明确「下一步行动」

能够产生反馈结果的小任务:

  • TODO:


layout: post
title: "推进GTD 5.0 | 使用单核工作法简化 OmniFocus"
categories: []
tags: []
published: True


推进GTD 5.0 | 使用单核工作法简化 OmniFocus

圈出最重要的 5 条,而把其他 20 条归入“不惜代价避免”的一列。
注意,刻意避免不等于容后再办。

关键的少数,有用的多数

约瑟夫 · 朱兰在 1937 年提出了 80/20 法则的概念,有时也称为 帕累托原理(Pareto Principle)。 它的内容是:小部分因素会产生大部分效果。在我们的任务中,80% 或多或少有用,但只有 20% 是至关重要的。关键的少数任务创造了几乎全部的价值。

成就过人的投资家沃伦 · 巴菲特曾经指导他的飞机师迈克 · 弗林特写下自己职业生涯的 25 大目标。弗林特写完后,巴菲特让他圈出最重要的 5 条,而把其他 20 条归入“不惜代价避免”的一列。注意,刻意避免不等于容后再办。

把有价值的任务都拿来做不行吗?不行。假设今天完成了最重要的 5 项,剩下 20 项,到明天很可能又有至少 5 项新任务,而这 5 项新任务可能比头天剩的 20 项更重要。有些事反正不会去做,留着又有什么用呢?

服务生效应给我们的启示是:未完成的任务会索取我们的注意力。它们会影响我们对少数关键任务的专注,难以投入做最重要的 5 件事。更糟糕的是,我们可能还在为那些可有可无的任务花功夫,而原因仅仅是为了让利益关系人满意,或者找一些让自己心安理得的慰藉。

除草的方法可以用于丢弃那些内心深知永远不会完成的任务。**每周一次,把集草器清单里最重要的 5 项任务复制到一份全新的清单里。**对于其余那些任务,通知所有的利益关系人:我们不打算做,因为它们的优先级不够高。

能完成的快捷清单,真是棒

单核工作法实践总结

“优秀不是一种行为,而是一种习惯” —— 亚里士多德

Ritual、Routine、Habit、Weekly Goal 的区别

  • Ritual 是“固定”仪式,自愿性强,开启一天和关闭一天,时间固定,DayOne 精进
  • Routine 是例行事项,带有非自愿性意味,比如打卡、签到、填写时间日志等
  • Habit 则是主观自愿性强的行为习惯,需要有意识得培养,比如坚持种树 🌲、切换场景开启读书模式
  • Weekly Goal 主要是“提醒”作用,时刻抬头就能看到,这并不意味着你要花 100% 的时间专攻这一项任务。但是,每当迷茫的时候,它就可以提醒你本周目的所在。

“优秀是一门艺术,可以通过训练和培养习惯来获得:我们做得对并不是因为我们品德高尚或优秀,我们的高尚品德和优秀正是来自于我们做了对的事。反复做的事情造就了我们,因此优秀不是一种行为,而是一种习惯。”

所以,反复做的事情造就了我们,这是它们的共同点。

五项基本概念

※ 忙碌谬论是一种迷信,认为手上的事情越多,人就越有价值。如果预先把日程表填得满满的,预料之外出现的重要任务就无法得到处理,你反而更容易成为其他人的瓶颈。
※ 快捷清单包含当前最重要的 5 项任务。每天早晨把它们写在一张纸上。如果还要添加更多的任务,必须去掉原有的——要么完成一项、要么直接删掉一项。

※ 本周目的把你的专注点放在“为什么”上。在这一周,你最想取得什么进展、得到什么收获、产出什么成果?把首要目的写入一张索引卡片,贴在工作间隔板上。每当迷茫的时候,本周目的可以提醒你。

※ 集草器清单收集一些未排序的任务和想法,都是你没有拒绝、但也不会马上做的事情。表格中的每项任务应该包括“目标、利益关系人、进入清单的日期”这三项属性。

※ 除草是删掉集草器清单里的内容,每个星期都要做。除草是一项必要工作,以便保持清单可读、及时、可靠。你随时都可以根据需要在集草器清单里增加内容,但应该每周做一次批量清理。

休息至关重要

三种休息的形式:

  • 全景时刻[选择性]休息(手机闹铃+TimeOut休息)
  • Time Out.app 间接性,21分钟21s简短休息
  • 过渡时期的休息,午饭&晚饭&睡眠

间歇休息和整点休息

时间盒子 timebox 特别重要,因为我们常常陷入细节。

we should have a rest every one hour?
Not necessary. We can choose between 1) to continue with the current task, 2) to change to another task, or 3) take a break (rest). The moment of choosing is called Panorama.

利拉斯与有贺提出,认知控制系统无法在较长时间内维持同一个行动目标。面对长期任务时,强制自己经常进行短暂的休息,可以给大脑换换节奏。休息能够帮助我们保持专注。

单核工作法休息间隔带来节奏感

发现快速眼动睡眠现象而且将其与做梦联系起来的纳瑟尼尔 · 克莱特曼 表示,人们在白天的清醒状态也存在同样的周期性能量变化。我们的心智能量可供 90 分钟工作使用,然后就需要休息。

克莱特曼把这称为基本休息 - 活动周期(basic rest-activity cycle,BRAC),而 K. 安德斯 · 埃里克森在 30 年后也有类似发现。世界上很多顶尖的运动员、音乐家和作家都特意采用 90 分钟的工作时段,而且在工作之间进行较长的休息。

专注的时长定为多少最佳呢? 90 分钟? 25 分钟?我认为没有一个魔术数字可以应对这个错综复杂的世界。然而根据个人经验,除非经常把自己完全和工作断开进行休息,否则就没办法保证可持续的步伐。休息是必需的。

有证据表明,可站立工作台能提高生产力。总共站了多少小时不是最重要的,重要的是它提供了坐立姿态切换的机制。使用可站立工作台工作一个月之后,生产力会获得持续的改进。

“全部清空”策略是要把全部消息移到你的个人系统中,进行排列优先级、监视和归档。

快捷清单 - 个人看板“工作存单”
2🌲估点 - 短小、可行动的 Action
x 标签 - “处理中的工作”限制为一项(当x任务被完成,会自动回到完整的 short list)
集草器 - “优先级待定桶”,且无需按照 project 排列
等待他人 - “监视器桶”
SOP&List - “归档桶”

是否需要在 OmniFocus 追踪所有项目

看来虽然用 Sublime 结合PlainTask 可以快速编辑,
但还是赶不上 XMind 的可视化,
是否需要把 Sublime 里面的待处理项目,又转成 XMind 项目呢,
至少需要在 OmniFocus 追踪该项目

根据快捷清单&集草器的原则,只有当Focus时才导入到OmniFocus
Sublime里面的东西都已经有所沉淀,既然不像集草器一样全部删掉,
那也应该全部清空,即转移到指定的归档文件即可。

比如说,写作 List 就应该直接放 Sublime Drafts 自然就是想写的内容集合,且md文件和xmind文件都放在一块儿。

与此同时,版本迭代的概念不能丢,不管是在 GTD 还是 PKM 系统中

🎯 GTD 时间管理 v5.0 其实就在于把单核工作法运用到 OmniFocus 里面,当然在阅读书本的时候,我会在 MarignNote 里面建立一个 Study 学习本,主题阅读所有跟时间管理相关的学习材料。

至此:
v1 正式形成体系:滴答清单 & GTD(GitHub project + timetrack/Toggl 计时)
v2 回归纯文本:PlainTasks & NotePlan
v3 购买并 OmniFocus 并建立 GTD 系统
v4 时间定投的概念,将项目版本化和 OKRs 继续深化
v5 大道至简,寻求最简单的用法:单核工作法,“要事优先”

纵向项目拆分,解决推不动的事情,不想去做的心理拖延

我现在是采用模板的方式自动推进,每次就跟回答问题一样。具体的话,在 OmniFocus 里面点一下,会自动帮我生成一个思维导图,这个是模板即思考框架:

单核工作法项目拆分,先从视觉化开始

via 单核工作法,其实跟GTD的纵向项目拆分是一样的:

◆ 第 3 章 控制项目:纵向管理项目的 5 个阶段

人的大脑在面对任何一项任务的时候,都要经过5个步骤:

  1. 定义目标和原则。
  2. 展望结果。
  3. 头脑风暴/集思广益。
  4. 组织整理。
  5. 明确下一步的行动方案。

时间管理的理论基础:使用外部任务列表达到心止如水,再加上要事优先。

火山: 第三代解决效率,重优先级,第四代时间管理,感觉是自我实现,符合原则价值观,流程其实一直没变,除非环境变了

因为时代也在变 😆

精英日课-低收入者重视集体,高收入者强调个人:中国社会正在变成个人主义越来越强的社会。

我们要从一个追求 做完 的时代,进步到追求 做好 的时代
而且我已经慢慢接受“人生苦难重重”这个前提,而工作是为了帮助我们磨砺心智,升华灵魂。《活法》
所以也就没有必要去刻意区分工作和生活了,更何况学习,我时刻都在学习。
更有人认为,那些一天到晚励志,以为“磨刀不误砍柴工”的人,其实只会磨刀。
所以刻意学习,终身学习,是千熊和得到的知识服务生意,但对于我们来说其实只是磨刀而已,除非我自己也能写作输出做课程带到主动/被动收入。
当你能够有掌控感、能够专精一门手艺、能够感受到更宏大的意义,就能从工作中获得幸福感。

时间管理最根本的理论基础,是一个叫做“蔡格尼克效应(Zeigarnik effect)”的心理学效应。也叫服务生效应,这个效应是说,没有完成的任务,会给我们带来精神压力。

戴维·艾伦(David Allen)发明的 GTD —— Getting Things Done —— 系统的精髓:Done。把这个任务做完,done了,你就不用想它了。不用想是目的,done是手段。

所以那个超复杂的流程图,都是为了done,使用外部任务列表达到心止如水
然而…
第三代时间管理最缺的,就是“要事优先”
大部分进入inbox的,都是不重要的,特别是放在一起对比时
因为这一点,所以我就没有刻意追求分门别类放到不同文件夹了

待补充:其实GTD也是有要事优先的,但更强调潜意识下的自动判断,而这又恰恰是高阶用法或高段位选手才能做到的。需要历经思考和总结,且大量有效重复。

成功的关键因素:每周回顾

每周回顾应该完成以下任务:

  • 收集和加工处理所有的“材料”。
  • 回顾整个系统。
  • 更新各类清单。
  • 做到彻底、清楚、实时和完整。

从传统意义上讲,“确立事务重要性的先后顺序”主要聚焦于你的长远目标和价值取向上。

选择行动方案的三种方法

  1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
    情境
    有多少时间
    有多少精力
    重要性 当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。

前三个标准描述了你每次采取行动的制约因素,第四个标准则是评估行动的价值大小。
为了进一步探究这个问题,我们再来讨论一下另外两种模式,看一看怎样找到目前最重要的事情。

  1. 确认每日工作的“三分类法”
  • 执行事先安排好的工作
  • 处理突发事件
  • 安排自己的工作
    最后,我们还要考虑的问题是:工作的实质是什么,工作的目标和完成的标准又是什么呢?
  1. 总体检视工作的“六层次法”

地面:当前行动
即使地球停止转动、你不再接收更多的任务和信息,你大概也要处理超过100件这样的事项。
·跑道——当前行动(每天) —— 紧急层面的问题:你要做什么?

1楼视野:当前项目
希望在相当短的时间内取得成效的事情。
·1万英尺——当前项目(每周) —— 在项目高度,基本问题很简单:我要完成什么?

2楼视野:关注点及责任范围
工作方面:战略计划、行政支持、员工培训、市场调研、客户服务或者资产管理
个人生活:健康、家庭、财务收支、住宅环境、宗教信仰、娱乐休闲等
·2万英尺——当前职责(每月) —— 你要扪心自问的相关问题是:你需要维持什么?

3楼视野:目标
通过12年的努力,要为自己的工作开创一个什么样的新局面?
在今后一两年内必须完成的事,你迫切希望取得的成绩。
·3万英尺——1
2年目标(每季度) —— 我想完成什么?

4楼视野:愿景
展望未来35年的发展前景
·4万英尺——3
5年目标(每年) —— 长远的成功是什么样,它看起来、听上去和感觉如何?
内在的因素:事业、家庭、财务以及生活质量诉求
外部因素:技术进步、全球化进程、市场趋势及竞争等

5楼视野:目的及原则
你的公司为何存在?
你自己为何存在?
你真正在乎的事情是什么?
·5万英尺——事业、目标、生活方式(1年以上) ——
简单有力的问题“为什么”
做某件事、追求某个目标的原因是什么?
为什么做它?
我们抱有什么希望,想取得什么成就?
我(我们)为什么是现在的样子?
我(我们)怎么成了现在的样子?

时间管理的第二个理论基础是“要事优先”

《生活黑客》2:高效能人士的一个习惯 - 万维钢·精英日课³

那么,高效能人士的七个习惯当中又是怎么判断什么是重要的事情呢?

习惯三(要事优先)是关于第二次的创造或者体力上的创造的习惯,是对前面两个习惯(积极主动、以终为始)的实施、执行和自然流露。
有效的自我管理所涉及的大都是左脑所擅长的能力:分解、分析、排序,具体运用以及在规定时间内完成任务等。
领导者首先要决定的,就是哪些事情是重要的;而作为管理者,就是要将这些重要的事务优先安排。
自我管理的实质就是自律和条理,是对计划的实施。

关于工具的选择必须满足以下六个重要标准:

  • 和谐一致:个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。
  • 平衡功能:管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。
  • 围绕中心:理想的管理方法会鼓励并协助你,注重虽不紧迫却极重要的事。如此安排人生,秘诀在于不要就日程表订立优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事。
  • 以人为本:个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为中心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。
  • 灵活变通:管理方法并非一成不变,视个人作风与需要而调整。
  • 便于携带:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。

四项关键步骤:

  • 确认角色:第一步就是要写出你自己的关键角色。作为一个个体,你有属于自己的各种角色。
  • 选择目标:第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事,作为你选定的目标
  • 安排进度:第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言,那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。
  • 每日调整:使用这种以第二类事务为中心的周计划之后,你就会发现原来的每日计划变成了每日调整,即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

以一个星期为单位计划生活,这让你拥有了更广阔的视野,不必局限于短暂的一天时间。通过审视自己的主要角色而让自己保持清醒,经常想到自己内心深处的价值观。

关于精力管理,每周目的 & 二八原则

时间投入产出的二八法则:20%的关键任务,决定了我们80%的工作成果:

  1. 减少对80%、非创造性、常规任务的精力投入 —— 精力最好的时段
  2. 增加对20%、关键任务的投入 —— 低谷时段

做计划的断舍离 —— 三件事系统
确定三件事 —— 问自己
除了这件事其他的事情都干了,这一周及格了么
除了这件事其他的事情都没干,这一周及格了么
杂事 —— 常规任务 ——用GTD系统完成
拆解关键任务 —— 做任务进度表 ——复盘三件事

高效执行,用GTD处理常规任务,用三件事系统推进关键任务

番茄的工作和休息时间如何切换 —— 将5分钟休息提升到战略高度
休息并非娱乐,而是放松和恢复,可以避免难以回到工作 —— 培养长期高效的内在节奏感
专注模式 和 发散模式 —— 休息其实就是发散模式,对思考和知识进行关联和发酵
拯救低效 —— 避免长时间学习的边际效用递减
心流体验 —— 检验番茄的唯一标准
1.专注
2.及时反馈 — 番茄每一个完成都会有一种反馈
3.忘我状态,不焦虑 — 番茄作为最小的,落地行为,能有效克服焦虑 — 行动打破焦虑
4.个人能力和任务难度的匹配 — 心流需要可克服的难度,番茄会分解任务,降低目标难度,培养对任务的控制感
5.对客观时间的主观感受能力 —— 把握内在时间,形成体内的生物效率钟
6.内在激励 — 做自己喜欢的事情,真正投入进去后发现之间的“不喜欢”只是一种畏难逃避情绪

WOOP 唯一选择 —— if...then...
不要给自己太多选择,要给自己详细规划,明确执行路径和明确的里程碑事件,比如做事先“咬一口”
if双11,then每类商品只买一个
if晚上睡觉,then不拿手机,必拿kindle

五分钟原则
只要是你该做却不想做的事,先做5分钟 —— 让自己热起来
只要是你不该做却想做的事,先忍5分钟再说 —— 让自己冷静下来
可以结合给自己的书面承诺来使用

一个人的精力,短期内总量保持一致,要靠协调分配(节流)
找出耗费大量精力的事项并消灭—— 手机/电视节目
培养一个节约精力的好习惯来替代耗费精力的坏习惯 —— kindle夜读
要发现并培养自己的内在节奏,了解自己的运作机理,熟悉自己需求,让自己精力尽量不要有无谓的消耗。而并非生拉硬套别人经验比如一定要早起
一个人的精力,长期内总量可以增加,要靠科学训练(开源)
一个肌肉疲软的人,怎么协调分配精力都不够
运用番茄/3件事系统提升自己的意志力和专注力
体力训练 —— 体力与意志力之间有着密切的关系

真正有效的功利的一个提高效能的方法:“外包”

所谓GTD、所谓“高效能人士的七个习惯”,都有一个隐藏的假定,那就是你自己完全掌控自己的工作和生活 —— 你不但几乎不受别人指挥,而且可以指挥别人。
历史上所有高效能人士的所谓高效能其实都是建立在别人的付出之上:包括时间管理的祖师爷本杰明·富兰克林,当初之所以那么高效,也是因为他的妻子和他的奴隶们在默默地帮他。
蒂姆·费里斯在《每周工作4小时》这本书里用的词是“被动收入(passive income)”和“外包(outsource)” —— 你要把工作外包给别人去做,这样你就能享受不用自己动手的被动收入了。
要想真把效能提高十倍,你只有一个办法。那就是请别人帮你做事。


收件箱是厨房水槽还是书架?

收件箱是厨房水槽还是书架?这是一个非常非常好的问题、

全部清空

你会发现,这里的流程,跟GTD完全是一样的。

OmniFocus 结合单核工作工作法的具体用法

OmniFocus项目分类

这是我结合千熊、GTD、单核之后的项目分类,
但是日常还是只会关注 集草器 和 快捷清单,单核工作法重视执行,而GTD重视管理和委派,对于我们这种脑力工作者肯定是更适合前者。
预测相当于日历视图即 通过「硬时间」之间的时间段,来安排可支配时间,从而进入到快捷清单:
手机开启单核时刻,会自动打开 Toggl 正计时,再打开 Forest 倒计时,
然后挑选一项最重要的任务加上 `x` 标签,再完全专注做工,日拱一卒。
一直专注到时针竖直时闹钟响起,进入全景时刻

特别关键的一点是要把Toggl里面的标题设为 OmniFocus 当前任务,以提示自己目前只关注于 x 标签的唯一事项,而不是在 25~55分钟的单核时间内还到处游走,得不偿失。

![把Toggl里面的标题设为 OmniFocus 当前任务](https://raw.githubusercontent.com/JimmyLv/images/master/2019/把Toggl里面的标题设为 OmniFocus 当前任务.jpg)

集草器

快捷清单

(ps: Due这个词翻译成「预期」是最好的)

日程Due

这就是我目前的用法,简单、高效。

理论基础二:

小能熊其实本质上也是在用 单核工作法 的方式

继续学习小能熊课程:GTD系统 | OmniFocus大法,善用利器,克制极致

直接由自己来出课程,以教为学,先看目录,列内容,再跟小能熊对比。

结合学习材料,直接开始滚雪球式学习。

005 - 学员资料包- GTD 大法 - 坚果云

  • 01 GTD5 步法
  • 02 GTD 搭建 SOP
  • 03 核心技巧
  • 04 GTD 工具箱
  • 05 GTD 之道

课程目录:法术器道

  1. Day 01 GTD5 步法 | 如何将大师的管理思想迁移到个人精进,日拱一卒?
  2. Day 02 GTD 搭建 | 如何用「小能熊 GTD 模板」搭建终身受用的 GTD 系统?
  3. Day 03 核心技巧 | 如何打造,任何工具从入门到落地的「工具元技能」?
  4. Day 04 GTD 工具箱 | 如何打造,从工具癖到善用利器的「生产力大局观」?
  5. Day 05 GTD 之道 | 效法大师,每日做工;日用即道,日常即道

本质上,日常做的事情其实是划了 4 个分类而已;而预测,说白了就是快捷清单(short list),利用日历安排任务,其实是减少了来回移入移出清单的成本。
这时候就不需要关心 tag、project 等其他属性,做就是了。按照时间顺序即可,拖延了会飘红,黄色就跟标注一样,正处于关注区,灰色则代表可以暂时跳过。

删除 tag -> 简化 Tag 到两个:

#!3things 用于时刻显示每周目的,保证大方向不偏离
Focus/🌲 数量代表估点,根据时间余量快速判断当下

任务管理和项目管理完全是不同的概念:系统性认识 -> 推进 | 思维导图:(分类,变革)
无限的层级并不能解决问题,反而要克制,克制得把有价值的事情做到机制。
跟 Agenda 一样,某项任务持续多长时间,直至完成,使用 tag !3things
如果日历透视不能解决问题,那就是你执行力的问题,而不是工具的问题
哪怕「八大关注」,也不如 3things
时间管理是一门“如何拒绝和放弃”的事情
学习闭环 & 执行闭环
OmniFocus 不应该复杂,就这样,在需要某些功能时再去用。
“一个软件只应该去用它 20%的功能。”
回归本源,还原最初的需求需要如何解决
比如说,在没有 OKR 之前,是没有项目的概念的,那需要软件支持 list 吗?
或者是说只有 Life/Work/Learn 等基础项目,然后当任务有相关性后才开始 active 即 Flagged

OmniFocus 就是要更优秀,没办法,以收集为例

极致的收集功能,就是能无处不在得收集
难道备注里面换行都不能自动展开高度呢?真的是这样,那么备注就不够好用。
那就可以先用 Outliner 的形式头脑风暴:

头脑风暴开始,如果是复杂的大模块,还是直接放到 XMind 里面来做比较好,
e.g. Edmodo Web - 网龙 华渔教育 工程院.xmind
如果只是简单的拆解,那就 Outline 再复制到 Sublime 里面,或者直接先放备注里面。

与此同时,大纲列完之后,还可以通过 script 生成 Markdown 格式。

但是这里有一个限制,就是在 快捷清单 透视里面,就不能再用大纲模式:
其实也是合理的,因为 Task 是不需要被组织的,而是 Action,即到了这个时机只能够执行,不再必要拆解。
如果还需要拆解,那就是前期 tasking 不够,能进入到快捷清单的都应该少于 1 小时就能完成,估点不高于 #3🌲,Just do it!

参考资料